作为机关单位，档案是其在行使职能活动过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
档案工作，不仅是档案部门在工作，也不是个别同志在战斗，而是一个集体，一个团队在共同努力，从而更好的推动档案工作的高质量发展，形成良性循环。
单位档案如何形成？如何整理？如何归档？-专久智能
档案工作过程中，要明白什么是档案，档案从何而来，又到哪而去。也就是，如何形成？如何整理？如何归档？这就是工作中常说的“谁形成 谁整理 谁归档”。
第13号国家档案局令《机关档案管理规定》规定，机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。
《中华人民共和国档案法实施条例》规定，应当归档的材料由机关、团体、企业事业单位和其他组织的各内设机构收集齐全，规范整理，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何内设机构和个人不得拒绝归档或者据为己有。
《党政机关公文处理工作条例》要求，各级党政机关设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作，公文由文秘部门或者专人统一管理，需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
综上，机关单位各内设机构形成的各种文件材料，应当由各内设机构安排人员将文件材料收集齐全，并整理规范，进而成为档案，再定期向档案室移交档案。