当活动策划人员了解现场时，需要调试音频和其他设备，测试活动PPT，测试现场的麦克风，规划好活动场景，了解洗手间所在的位置等等。这些细节应该在现场进行掌控好，以便自己能够明确活动场地信息。其次场景的布局虽然是沙龙活动，但不需要太花哨，但仍然是简单的布局，以确保现场的气氛和专业精神。
后还有分工和活动策划网站的实施。一个200人的活动需要一名主要负责人、一名负责任的导游、一名报到人员、一名主持人、一名控制氛围、一张照片拍摄、一份速记和一份待机。乍一看这需要八名负责人，但如果人手不够，那么四人也可以。因为上面提到的一些事情可能是错误的，一个人可以负责两件以上的事情。