如果活动策划人员已经很明确自己要策划一次活动。经过初步的成本估算，且认为有足够的资金，而且已为活动拨出了一笔专款。你确定了活动的目的，认为本次的活动值得公司去投资。你现在准备开始初步策划。然后你就需要决定是否要外请专业人士帮助、建立由本单位员工组成的活动策划小组、确定活动类型和时间、从头到尾设想活动的全过程。
当策划重要活动时，大多数人只关注资金问题，而没有理智地思考相关问题。你应该知道在什么时候、什么地方外请专业人士协助，包括公共关系方面的专家、有创意的导演或者能帮助管理后勤的制作人。不要认为外请这些顾问只是额外的花销和品，他们终能帮你省钱，特别是在某些关键的时刻。
例如一个好的活动策划公司能协助你确定客人名单，确保被邀请的客人都能请到。他们也能协助举办新闻发布会和准备新闻资料袋，使你的活动得到国内外媒体的关注。有创意的导演能给你提供一个战略性的活动策划纲要，包括计划、组织、后勤和谈判方面的要点以及能创造神奇的一些细节。
制作人能确保所有的设想成为现实，并负责消防和工作，办理各种相关的许可证和保险事务。想象一下消防队长站在门口，准备取缔你的活动，因为你没有相关的许可证，或者过多的客人挤在小会场里，或者活动没有达到所有的标准。这样会造成多大损失？又比如假设你举办的活动非常精彩，需要媒体进行大力宣传，但媒体却没有到场。
再如如果你的活动不太新颖，媒体报道说客户还没等到甜点上来就匆忙退场了，这样损失有多大？你需要知道什么地方、什么时候请来专业人士为你出谋划策。请活动策划公司是多余的活动开销还是明智的举动呢？所以公司的活动策划人员一定要把握好在什么地方、什么时候外请专业人士协助。