如果要胜任文秘/办公文员，需要具备以下的技能：日常处理大量文档和表格，做数据统计和报表，制作会议或报告的PPT等，所以打字要快（40字/分钟以上），常用办公软件（Word、Excel、PPT）操作要熟练。如果同时能用数据透视表、更多的函数来处理分析数据，编辑或制作PDF文档等，就能让你快人一步，轻松驰骋职场。

什么叫办公软件？

办公自动化这个词大家都很熟悉，其英文名为Office Automation，简称OA。80年代初，当国内电脑技术日渐普及的时候，办公自动化几乎就是电脑应用的代名词，许多单位或个人购买电脑就是为了打印 文件，直到今天，这种观点仍很流行，这从一个侧面反映了办公自动化在电脑应用领域的地位。

办公自动化离不开办公软件，即俗话说的"打字软件"或"排版软件"，目前，在我国较较具代表性的办公软件有三个，它们是：微软公司的Office、金山公司的WPS、IBM旗下Lotus公司的Smartsuite。

在Windows98附件一节，我们已经详细介绍了写字板的使用方法，您可以把它看作是Word的一个简化版本，其中包含了常用的文字处理功能。对于一般的文字排版工作，写字板已经完全够用。

WPS（Word Process System），曾经作为国产文字处理系统，在电脑用户的工作与学习中起了相当重要的作用。其版的WPS2000系统是一个运行在 Windows95&98简体中文环境下的中文字处理软件，是一套图文表并茂、功能强大的图文混排系统。

WPS2000不但改善了原有的文字编辑功能，而且还支持所见即所得(WYSIWYG)的文字处理方式。由于WPS2000是由中国人自己开发 的文字处理系统，因此，在许多方面，如文字输入的习惯、制表、数学公式、化学公式、文字排版、打印输出等方面，都更能适应中文处理的要求。

常用办公软件都有哪些？

微软公司的Office97是目前流行的办公套件，经过了一段时期的测试版，现在Office2000的正式版也即将推出，Office套件中包括Word，Excel，Powerpoint，Outlook，Access等部分，各部分介绍如下：

Word：字处理软件

Excel：电子表格处理软件

Outlook：桌面信息管理系统

Access：数据库管理系统

Powerpoint：文档、工作簿和演示文稿等管理程序

这其中，Word和Excel为常用，我们在后面将作专门介绍。

Lotus公司的Smartsuite是另一个流行的办公套件，特别在商用办公领域更是备受青睐，它包括Word Pro，Lotus 1-2-3，Freelance，Organizer，Approach，ScreenCam等六个部分。各部分功能如下：

Word Pro：文字处理软件

Lotus 1-2-3：电子表格处理软件

Freelance：简报制作程序

Organizer：电子效率手册

Approach：数据库处理程序

ScreenCam：屏幕记录器

小提示：就国内电脑用户来讲，目前用的多的办公软件当属Office套件中的Word、Excel，以及金山的WPS。后面我们就来详细介绍这几个软件的使用方法。